¿Cómo reducir gastos en una empresa? 7 acciones imprescindibles para lograrlo
Comencemos
Si estás buscando información sobre cómo reducir gastos en una empresa, seguramente estás pasando por un mal momento financiero.
Te confieso que, como Consultor de Negocios, me da un poco de alergia el contenido generado alrededor de la disminución de gastos. Algunos profesionales tratan la disminución de gastos como parte de un estilo gerencial. Otros, en esencia, recomiendan que las empresas reduzcan drásticamente sus gastos, hasta el punto de casi perder la operatividad (de acuerdo a mi opinión).
El tema de reducir gastos en una empresa debe ser abordado desde una perspectiva de optimización. En otras palabras, la gerencia debe enfocarse continuamente en optimizar gastos y no en una repentina disminución.
Te lo explico con los siguientes ejemplos:
En el primer caso está una empresa que pasa por una disminución drástica en sus ventas, y toma la decisión de reducir a su mínima expresión los desembolsos por concepto de marketing. ¿Qué creen que puede pasar? Simple, ¡Esa empresa va a vender menos! ya que el marketing (bien direccionado) es el principal combustible para atraer nuevos clientes. Y, ¿Qué podría hacer la empresa respecto al marketing? Dependerá de numerosos factores. Pero podría optimizar este concepto de gasto, limitando los desembolsos para posicionamiento de marca y enfocándose únicamente en actividades que generen ventas directas (más adelante te conversaré de este tema).
En el segundo caso está una empresa que le urge disminuir gastos porque no está alcanzando su punto de equilibrio mensual. Por lo tanto, opta por despedir el 20% de su plantilla laboral distinta al departamento de ventas. ¿Qué creen que puede pasar? Quizás, con esta disminución de costos fijos, venda lo mismo y cumpla la meta financiera del punto de equilibrio. Sin embargo, puede propiciarse la renuncia de otros colaboradores que se sienten sobrecargados, se pueden incrementar los reposos médicos por estrés laboral, entre otras situaciones que terminan afectando el costo del departamento de talento humano. En efecto, nuevas contrataciones y cubrir vacantes por reposo representan más desembolsos.
Luego de esta introducción, te estarás preguntando por las 7 acciones para reducir los gastos de una empresa. Quiero enfatizar que las acciones que compartiré a continuación, no están orientadas a medidas drásticas de disminución de gastos, sino a una filosofía empresarial de optimización de gastos que, inevitablemente, provocará la disminución progresiva de los gastos.
1. Elaborar un presupuesto de gastos
Es esencial conocer la cuantía de los gastos de la empresa de forma anticipada. Esto es posible si la empresa gestiona oportunamente el presupuesto de gastos. Existen gastos predecibles (como los salarios) y gastos que pueden fluctuar de acuerdo a factores no controlados por la propia empresa (cambio de tarifas en servicios públicos). Ambas categorías de gastos deben estar contenidas en el presupuesto.
Cuando conoces la magnitud de cada uno de los gastos, puedes identificar conceptos que pueden ser susceptibles a recortes o ajustes. A partir de precisar estos gastos, puedes definir objetivos para optimizarlos progresivamente. Al respecto, también debes comunicarle a tu equipo de trabajo tus objetivos en optimización de gastos, con el propósito de lograr su compromiso con esta acción.
Otra arista de esta acción, es que cuando das seguimiento al presupuesto de una empresa puedes reconocer desviaciones respecto a lo que realmente está sucediendo. En efecto, las variaciones importantes deben ser analizadas para concluir sí ingresarán a una política de optimización de gastos.
2. Optimizar los gastos de marketing
Decía Henry Ford: “Quien deja de hacer publicidad para ahorrar dinero, es como si parara el reloj para ahorrar el tiempo”. Definitivamente, en marketing no se gasta, se invierte.
No obstante, esta inversión en marketing debe ser racional y optimizarse en atención a los resultados que se estén obteniendo. Para lograr la optimización debes seguir la siguiente metodología:
- Definir el objetivo comercial o de posicionamiento: ¿Qué quieres lograr?
- Definir estrategias: ¿Cómo lo vas a lograr?
- Asignar un presupuesto: ¿Cuánto cuesta la estrategia?
- Definir una métrica de resultados: ¿Cómo vas a saber que funcionó la estrategia?
En síntesis, es imperante que conozcas y midas el resultado de las acciones de marketing para lograr optimizar su inversión.
3. Diseñar procesos de compras
El objetivo siempre será comprar más con menos dinero y con la misma calidad. El departamento de compras debe contar con lineamientos claros para alcanzar este propósito. Mantener relaciones con proveedores, seleccionar nuevos proveedores, aprovechar descuentos por pagos anticipados, solicitar varias cotizaciones, entre otros; son procedimientos que deben estar normados en una empresa. Esto repercutirá positivamente en la optimización de gastos.
4. Controlar los inventarios
Al gestionar eficientemente el inventario, puedes optimizar los costos relacionados con almacenamiento, manipulación, obsolescencia, costos por pedidos urgentes, entre otros.
La clave está en encontrar el punto ideal: Mantener niveles suficientes de inventario para satisfacer la demanda sin acumular existencias innecesarias. Para lograr esto, las empresas se valen de técnicas como la determinación de máximos y mínimos de inventarios.
Siendo el inventario el activo más importante para muchas empresas, te invito a que profundices en este tema. La gestión efectiva del inventario no solo tiene un impacto directo en la reducción de costos operativos, sino que también afecta positivamente al flujo de efectivo y a la rentabilidad sostenible de una empresa a largo plazo.
5. Apuesta por el trabajo remoto
En el capítulo 24 de mi libro “27 Lecciones empresariales del Profe Heiberg”, trato el tema del trabajo remoto desde una perspectiva financiera.
En mi libro, luego de desarrollar un caso de estudio acerca de una pequeña firma de contabilidad que debe evaluar si opta por trabajo remoto o presencial, concluyo lo siguiente: “El caso práctico evidencia que resulta beneficioso para la empresa, desde el punto de vista financiero, optar por la opción de trabajo remoto para los nuevos asistentes. En cuanto a inversión, la propietaria de la firma de contabilidad deberá disponer de US$ 10.170 para el trabajo presencial, monto que supera en un 104% a la opción de trabajo remoto. En relación a los costos mensuales, la opción de trabajo presencial supera al trabajo remoto en un 44%”
Cuando la meta es optimizar gastos, la opción del trabajo remoto debe ser evaluada. Bajo este escenario, pueden verse reducidos de forma importante los siguientes desembolsos: Espacios y arrendamiento de oficina, equipos de tecnología, servicios públicos, limpieza, papelería y mantenimiento.
6. Establecer contratos de Outsourcing
Como empresarios es importante comprender que no podemos ser buenos en todas las áreas del negocio. Posiblemente, existan actividades que consumen más recursos financieros porque no somos expertos. Allí existe una oportunidad de optimización de gastos.
En un proceso de consultoría financiera decidimos establecer un contrato de outsourcing para el despacho de los productos vendidos. El mantenimiento preventivo y correctivo de la flota de vehículos de carga pesada, el personal involucrado directa (chóferes y ayudantes) e indirectamente (supervisores y mecánicos), los inventarios de suministros y repuestos, y los gastos por viaje (viáticos y peajes); ocasionaban a la empresa un gasto considerable.
Cuando las ventas mensuales ascendían a unos USD 200.000, el porcentaje que representaba el transporte era de un 3,5%. No obstante, cuando las ventas descendían, este valor podía incrementarse hasta el 6% o 7%. En este contexto, el contrato de outsourcing significó un valor fijo del 4% sobre el valor del producto vendido. En un año la empresa se ahorró cerca de USD 50.000.
Así como el despacho de las mercancías vendidas, también es posible tercerizar o externalizar áreas como: Cobranzas, contabilidad, recursos humanos, sistemas informáticos, administración y tesorería, entre otras áreas. Mi recomendación es analizar cuáles áreas representan para ti una fortaleza y cuáles una debilidad.
7. Automatizar procesos organizacionales
La automatización de procesos trae consigo ahorro de dinero. Puedes automatizar procesos de atención al cliente, reclutamiento y selección del personal, órdenes de requisición, entre otros procesos.
Imagina el caso de una empresa que formuló una campaña en Instagram para un mismo producto y recibe 1.000 comentarios en dos horas. ¿Cuál será el nivel de respuesta del community manager? Seguramente, reportará una eficiencia muy baja, con retrasos considerables en la atención a los clientes.
A tal efecto, en una nueva campaña, la empresa tiene dos opciones para mejorar el proceso de atención al cliente y así no perder ventas. (a) Contratar a más personas para gestionar las respuestas de Instagram, y (b) Automatizar total o parcialmente el proceso y continuar con su community manager. Lógicamente, la opción que optimiza los gastos es la que incluye automatización. Si deseas profundizar sobre automatización, específicamente en redes sociales, puedes consultar el capítulo 17 de mi libro “27 Lecciones empresariales del Profe Heiberg”.
Los beneficios financieros de la automatización son increíbles.
Despedida
Y llegamos al final de este artículo. ¿Estás listo para poner a prueba estas 7 acciones? Cuéntanos si el contenido te ha parecido interesante y no dudes en consultar los servicios de consultoría financiera que ofrece el Profe Heiberg, tal vez necesites una evaluación financiera o un plan de crecimiento empresarial.
El Profe Heiberg
Consultor de Negocios Certificado
Doctor en Ciencias Contables
Profesor Universitario
